Toute idée de projet, aussi bonne soit-elle, a besoin d’une équipe motivée et d’un cadre de travail solide pour se concrétiser et se pérenniser. Cette partie revient d’abord sur quelques fondamentaux de gestion de projet, à avoir en tête pour lancer une démarche de mobilisation de son établissement.
Il se peut que des étudiants et associations (BDE, asso DD, etc) de ton établissement aient déjà entamé un projet similaire avec ton établissement, ou bien soient très motivés pour t’aider à construire ta démarche. Dans tous les cas, il est important de solliciter ces acteurs en premier lieu. Partir de l’existant te permettra de gagner du temps et de pouvoir te montrer plus ambitieux. C’est aussi l’assurance de ne pas disperser les énergies et éviter de déclencher des frustrations inutiles chez d’autres acteurs déjà mobilisés sur le même sujet. Il est également recommandé de communiquer ta démarche à l’ensemble des étudiants.
Suite à ta prise de contact avec les étudiants, il convient d’organiser une première réunion pour présenter plus en détails le contexte et les raisons qui t’ont amené à lancer ce projet. Cette réunion permettra également de mobiliser les personnes qui viendront constituer le groupe de travail : une équipe de taille raisonnable, disponible et très motivée par ce challenge.
Clarifier le pourquoi de la démarche permet de mobiliser l’ensemble de l’équipe autour d’un défi commun et partagé et de gagner en efficacité par la suite. Il s’agit de formuler constats et attentes, de confronter ses ambitions à leur faisabilité, de prendre le temps d’imaginer l’avant/après groupe de travail. Ces éléments peuvent être fixés dans un document cadre par exemple, et être corrigés si nécessaire dans la suite du projet.
Mobiliser son établissement d'enseignement supérieur est un projet de longue haleine et dont les résultats ne sont pas toujours mesurables. Il faut donc prendre le temps nécessaire pour bien structurer le groupe (disponibilités de chacun, répartition des tâches) et cadencer le projet (réunions régulières, deadlines) afin de préserver le dynamisme et la motivation de l’équipe. Il est notamment important d’anticiper les départs en stage car c’est un projet qui s’étendra sur plusieurs années.
Le groupe de travail a défini ses objectifs à atteindre et sa méthode de travail. Il ne reste plus qu’à expliciter un plan d’action permettant d’atteindre ces objectifs, pour ensuite passer à l’action. Concrètement, il s’agit de fixer des interlocuteurs à rencontrer, un calendrier d’actions, des demandes à formuler, une méthodologie d’approche de ces interlocuteurs, les arguments à avancer,etc.